Talossa järjestetään usein monia tilaisuuksia yhtä aikaa, joten pyydämme talon käyttäjiä ottamaan huomioon myös muut. Talon yleisiä tiloja, kuten auloja, saa käyttää vapaasti, kunhan se ei vaikuta muiden talossa asioivien viihtyvyyteen tai riko turvallisuusmääräyksiä.

Tilaisuuksiin liittyvä opastus ja neuvonta

Talossa liikkumista helpottavat ensimmäisen kerroksen aulapalvelu, opastaulut ja jokaisen salin edestä löytyvät lukujärjestykset. Kun saavut, voit tarkistaa tilaisuutesi salinumeron aulapalvelun yhteydessä olevasta näytöstä ja salien lukujärjestyksistä. Ilmoitathan aulapalveluun etukäteen, jos haluat käyttää tilaisuuksissa omia opasteita.

Tilojen käyttö

• Varaus koskee vain sovittuja tiloja ja varattua aikaa. Esimerkiksi klo 8 alkaen varattuun tilaan pääsee vasta klo 8.00 ja salista on myös poistuttava viimeistään varausajan päättyessä.
• Salien lukujärjestyksessä kerrotaan tilaisuuksien alkamis- ja loppumisajat. Jos tilaisuutenne aikataulu venyy, ilmoittakaa asiasta aulapalveluun tai talokoordinaattorille niin pian kuin mahdollista.
• Jos samassa tilassa on alkamassa heti perään seuraava tilaisuus, on kohteliasta huomioida uudet tulijat ja päästää heidät aloittamaan oma tilaisuutensa hyvissä ajoin.
• Isojen seminaarien ja konferenssien aikana voi olla tarpeen ajoittaa ruokailuja sekä muiden taloa käyttävien kulkua ja aikatauluja. Siksi toivomme kaikkia tietoja mahdollisimman ajoissa etukäteen sekä yhteistyötä aulapalvelun ja talokoordinaattorin kanssa myös tilaisuuksien aikana.
• Kaikissa talon saleissa on naulakot, joihin voi jättää päällysvaatteita. Vaatteiden säilytys on kuitenkin jokaisen omalla vastuulla.
• Kaikkien tilaisuuksien ohjelma- ja järjestäjätiedot tulee toimittaa talokoordinaattorille jo varauksen yhteydessä. Näin voimme paremmin auttaa tilojen järjestelyn ja laitteistojen kanssa sekä huolehtia koko talon tapahtumien sujuvuudesta. Tarkempia ohjelmatietoja ei tarvitse ilmoittaa, mikäli kyseessä on asiakkaan lyhyt oma kokous.
• Huonekalujen siirtämisestä tai salien järjestyksen muuttamisesta on sovittava etukäteen talokoordinaattorin kanssa. Tuoleja tai pöytiä ei saa siirtää salista toiseen.
• Talon esteettömyystiedot on koottu omalle sivulleen.
• Sisätiloissa tupakointi on kielletty. Talon sisäpihalla voi tupakoida.
• Nastakenkien käyttö talon sisätiloissa on kiellettyä.

Pysäköinti

Talon pihalla ei ole parkkipaikkoja. Arkipäivinä parkkipaikkoja löytyy esimerkiksi Kluuvista, josta on 10 minuutin kävelymatka Tieteiden talolle.

Turvallisuus

Kaikista turvallisuuteen vaikuttavista asioista tulee ilmoittaa talokoordinaattorille. Talon valvontajärjestelmään kuuluvat tallentavat valvontakamerat. Tiloissa on hätätilanteiden varalle toimintaohjeet.

Turvallisuuden kannalta huomioitavia asioita ovat:

• Salien henkilömäärä ei saa ylittää turvallisuusohjeissa määrättyä henkilölukua.
• Kulkureittejä ei saa tukkia esimerkiksi myyntipöydillä.
• Jos pidätte tilaisuudessanne lounastaukoja tai muita väliaikoja, jolloin huone tyhjenee täysin, on hyvä sulkea ovi omien ja talon tavaroiden turvaamiseksi. Voitte pyytää aulapalvelua avaamaan oven tilaisuuden taas alkaessa.
• Jos tilaisuuteen tarvitaan jostakin syystä erityisiä turvajärjestelyjä, tilaisuuden järjestäjä hankkii ne ja vastaa kustannuksista.
• Kaikista erityisjärjestelyistä tulee ilmoittaa hyvissä ajoin etukäteen talokoordinaattorille: tieteidentalo(at)tsv.fi.