I huset ordnas ofta flera evenemang samtidigt, så vi ber husets användare att också ta andra besökare i beaktande. Husets allmänna utrymmen, såsom aulan, får användas fritt, så länge som det inte påverkar de andra besökarnas trivsel eller bryter mot säkerhetsföreskrifterna.

Rådgivning beträffande evenemang

På första våningen finns entrétjänsten, orienteringstavlor och framför varje sal finns scheman, vilka underlättar att röra sig i huset. När du anländer kan du kolla rumsnumret för din tillställning på skärmen i entrétjänsten och salarnas scheman. Meddela entrétjänsten på förhand, ifall du vill använda egna skyltar för evenemanget.

Användning av lokalerna

• Bokningen gäller enbart överenskomna lokaler och reserverad tid. Till exempel till en sal som är bokad från kl. 8.00 kommer man in först kl. 8.00 och salen ska också lämnas senast när bokningstiden går ut.
• I salarnas scheman meddelas evenemangens start- och sluttider. Om tidtabellen för ert evenemang ändras, meddela det snarast till entrétjänsten eller huskoordinatorn.
• Det är artigt att ta hänsyn till dem som ska använda salen strax efter er och låta dem påbörja sitt evenemang i god tid.
• Under större seminarier och konferenser kan det vara nödvändigt att tidsplanera måltider samt passagen och tidtabellerna av andra som använder huset. Därför önskar vi få all information så tidigt som möjligt på förhand samt samarbete med entrétjänsten och huskoordinatorn också under evenemangen.
• Klädställ finns i varje sal. Kläder förvaras på eget ansvar.
• Alla evenemangs program- och arrangörsinformation ska skickas till huskoordinatorn redan i samband med bokningen. På så sätt kan vi hjälpa med lokalernas iordningställande och utrustning samt se till att alla evenemang i huset fungerar smidigt. Noggrannare programinformation behöver inte meddelas när det gäller kundens eget korta möte.
• Om flyttande av möbler eller ändringar i ordningen i salarna ska avtalas på förhand med huskoordinatorn. Stolar och bord får inte flyttas från en sal till en annan.
• Husets tillgänglighetsinformation finns på en egen sida.
• Rökning inomhus är förbjudet. Det går att röka på husets innergård.

Parkering

Det finns inga parkeringsplatser på husets gård. På vardagar finns parkeringsplatser till exempel i Kluuvi, varifrån det är 10 minuters promenad till Vetenskapernas hus.

Säkerhet

Allt som påverkar säkerheten ska meddelas till huskoordinatorn. Till husets bevakningssystem hör inspelande övervakningskameror. I lokalerna finns instruktioner för nödsituationer.

Saker att beakta angående säkerhet är:

• Antalet personer i salarna får inte överstiga det antal personer som anges i säkerhetsföreskrifterna.
• Rutter får inte blockeras med till exempel försäljningsbord.
• Om ert evenemang innehåller lunchraster eller andra pauser, under vilka rummet blir tomt, är det bra att stänga dörren för att trygga egna och husets ägodelar. Ni kan be entrétjänsten att öppna dörren när evenemanget fortsätter.
• Om särskilda säkerhetsåtgärder behövs för evenemanget, skaffar evenemangets arrangör dem och står för kostnaderna.
• Alla specialarrangemang ska meddelas i god tid på förhand till huskoordinatorn: tieteidentalo(at)tsv.fi.