Yleiset vuokraehdot

Yleiset vuokraehdot koskevat kaikkia Tieteiden talon asiakkaita. Lisäksi TSV:n jäsenseuroille on omia vuokraehtoja, jotka löytyvät sivulta alempaa.  

Tieteiden talon tilavaraukset tehdään varauskalenterista, johon käyttäjä luo oman tunnuksen. Ainoastaan lauantaivuokrausta ja erityisen suuren tilaisuuden tilavarausta voi tiedustella asiakaspalvelun yhteydenottolomakkeella. Varauksia ei valitettavasti oteta vastaan puhelimitse tai aulapalvelun kautta. 

Varauksen tietoja ja ajankohtaa voi muuttaa tilavaraussivuston omissa varauksissa siihen asti, kunnes varaus on vahvistettu. Tämän jälkeen varattua salia ja ajankohtaa ei voi enää muuttaa, mutta varauksen muita tietoja voi.

Normaalina aukioloaikana pidettävät tilaisuudet tulee varata viimeistään kaksi arkipäivää ennen tapahtumaa. Tämänkin jälkeen voit tiedustella salivarausta yhteydenottolomakkeella, jos varaus on vielä mahdollinen.

Tilavuokra veloitetaan aina täysiltä tunneilta.

Tilaisuuden kaikkien järjestelyiden tulee sisältyä vuokra-aikaan, joten varaathan riittävästi aikaa tilan valmisteluun ennen ja jälkeen tapahtuman. Jos tilojen kalusteita, kuten tuoleja ja pöytiä, on siirretty, tulee ne palauttaa paikoilleen ennen tilavarauksen päättymistä. Tila on jätettävä varausajan päättyessä.  

Jos tilaisuuteen toivotaan kahvitusta tai muita tarjoiluja, ne tilataan Tieteiden talossa toimivalta Tiedekahvilalta. Tiedekahvilalla on anniskeluoikeudet koko Tieteiden talolla.  

Jos tilavarausaika ylitetään, laskutetaan asiakkaalta ylimenneeltä ajalta vuokra ja mahdollinen palvelumaksu (vähimmäisveloitus yhden tunnin hinta) sekä aulapalvelun lisätilaus hinnaston mukaisesti.

Lauantaivaraukset

Koska Tieteiden talo on lauantaisin auki vain erikseen sovittaessa, tulee lauantaivaraukset tehdä vähintään viisi viikkoa ennen tapahtumaa. Voit myöhemminkin kysyä mahdollisuutta varata tilaa lauantaille, mutta emme pysty takaamaan vuokraamisen onnistumista. Varauksia voi tehdä klo 8–18 välille. Lauantaivarauksia voi tehdä Tieteiden talon yhteydenottolomakkeella.

Huomaa, että viikonloppuja koskevat peruutusehdot poikkeavat muille ajoille tehdyistä varauksista.

Peruutusehdot  

Arkipäiville tehdyn varauksen peruutus tulee tehdä vähintään seitsemän (7) vuorokautta ennen varauksen alkamisen ajankohtaa. Jos peruutus tehdään alle seitsemän (7) vuorokautta ennen varattua aikaa, laskutamme 50 prosenttia varauksen kokonaishinnasta tai vähimmäisveloituksena yhden tunnin hinnan. Jos varaus jää kokonaan käyttämättä, eikä sitä ole peruutettu, laskutamme koko hinnan.

Lauantaivarausta ei voi perua kuluitta, koska laskutamme aina tilavuokran palvelumaksun. Jos varauksen peruu neljä (4) viikkoa ennen tilaisuutta, emme laskuta tilavuokraa. Alle seitsemän (7) vuorokautta ennen varauksen alkamisen ajankohtaa tehdyistä peruutuksista veloitamme 50 prosenttia tilavarauksesta tai vähimmäisveloituksena yhden tunnin hinnan sekä palvelumaksun kokonaisuudessaan. Käyttämättä jätetystä varauksesta veloitamme koko hinnan.

Force majoure

Jos tilan käyttö estyy TSV:stä riippumattomasta syystä, kuten vesivahingon tai tulipalon vuoksi, emme valitettavasti ole velvollisia hankkimaan korvaavaa tilaa.  

Laskutus  

Lasku lähetetään ensisijaisesti verkkolaskutusosoitteeseen pääsääntöisesti tapahtuman jälkeisellä viikolla. Lasku voidaan toimittaa myös sähköpostitse varauksessa ilmoitettuun sähköpostiosoitteeseen, jos käytössä ei ole sähköistä laskutusosoitetta.

Ohjeita tilojen vuokraajalle ja turvallisuus

Tutustuthan myös tilojen vuokraajan ohjeisiimme sekä turvallisuutta käsittelevään ohjeistukseemme sivuston alaosassa.

Pidätämme oikeudet muutoksiin. 

Vuokraehdot TSV:n jäsenille

TSV tarjoaa jäsenseuroilleen Tieteiden talon tiloja käyttöön maanantaisin klo 10–16 ja muina arkipäivinä klo 8–16 maksutta seuraavasti:  

• 1–4 tunnin kokous maksimissaan 25 hengelle seuraavissa tiloissa: Opettajien huone, Borg, Salokas, Arokallio tai Cedercreutz.
• 1–8 tunnin tiede- tai tutkimuspäivä 1–3 tilassa (Lisa Hagman -juhlasali ei sisälly maksuttomiin tiloihin).  
  • Jos vuokra-aika jatkuu tilassa klo 16 jälkeen, laskutetaan vuokra näiltä tunneilta jäsenhinnaston mukaan.  
  • Jäsenseura saa varata jäsenhinnaston mukaisesti tiede- ja tutkimuspäivien järjestämiseen maksimissaan kolme tilaa, mahdolliset lisätilat hinnoitellaan yleisen hinnaston mukaisesti (ilman arvonlisäveroa). Tällöin maksuttomina tarjotaan edullisimmat tilat.

Jäsenseurojen maksuttomien tilavuokrien peruutusehdot

Jos jäsenseura ei peru varausta viimeistään yhtä (1) vuorokautta ennen vuokra-ajan alkamista ja varaus jää käyttämättä, veloitamme yleisen hinnaston mukaan 50 prosenttia varauksen kokonaishinnasta tai vähimmäisveloituksena yhden tunnin hinnan.

Jäsenseurojen maksulliset tilavuokrat

Jäsenseuroille maksullisia tilavuokria ja palveluja (hinnasto määritelty sulkeissa) jäsenseurojen vuokraehtojen mukaisessa käytössä:  

• Lisa Hagman -juhlasalin vuokraus (hinta TSV:n jäsenhinnaston mukaan)  
• Klo 16–20 tilavuokrat (hinta TSV:n jäsenhinnaston mukaan)  
• Lauantain tilavuokrat (hinta TSV:n jäsenhinnaston mukaan)  
• Kumppanitilaisuudet muiden järjestäjätahojen kanssa: 1–3 tilaa 1–10 tunniksi (hinta TSV:n jäsenten kumppanitilaisuudet -hinnaston mukaan)  

Yleisen hinnaston mukaan laskutettava tilavuokraus jäsenseuroille  

• Tilaisuudet, joista jäsenseura perii maksun osallistujilta  
• Jäsenseurojen vuokraehtojen ulkopuolinen tilakäyttö 

Pidätämme oikeudet muutoksiin.

Ohjeita vuokraajalle

Talossa järjestetään usein monia tilaisuuksia yhtä aikaa, joten pyydämme huomioimaan muut käyttäjät. Varaus koskee sovittuja tiloja ja varattua aikaa, mutta voit käyttää Tieteiden talon yleisiä tiloja vapaasti, kunhan se ei häiritse muita tai riko turvallisuusmääräyksiä.  

Ole kohtelias ja anna seuraavan tilaisuuden järjestäjien aloittaa ajoissa, jos varauksesi päättyy juuri ennen toisen tilaisuuden alkua. Huomioithan, että tila on jätettävä varausajan päättyessä.

Talossa liikkumista helpottavat aulapalvelu, opastaulut ja salien edestä löytyvät lukujärjestykset. Tarkista tilaisuutesi salinumero aulapalvelun näytöstä saapuessasi. Ilmoitathan aulapalveluun etukäteen, jos haluat käyttää omia opasteita tilaisuuksissasi.

Suurten tapahtumien aikana yhteistyö aulapalvelun ja asiakasvastaavan kanssa on tärkeää, jotta kaikki sujuu joustavasti.

Kaikissa talon saleissa on naulakot, joihin voi jättää päällysvaatteita. Vaatteiden säilytys on kuitenkin jokaisen omalla vastuulla.

Tupakointi on kielletty sisätiloissa. Sisäpihalla on merkitty tupakointialue.

Muistathan sopia etukäteen Tieteiden talon asiakasvastaavan kanssa, jos tilaisuudessa tarvitsee muuttaa salin huonekalujen järjestystä. Huomioithan, että tuoleja tai pöytiä ei saa siirtää salista toiseen. Tilat tulee aina palauttaa alkuperäiseen järjestykseen tilaisuuden päättyessä. Jos tiloja muutetaan ilman sopimista ja ne jäävät muutettuun kuntoon, veloittamme kulut, jotka tilojen takaisin siirtämisestä aiheutuvat.  

Tieteiden talo on historiallisesti ja arkkitehtuurisesti arvokas kohde, joten kunnioitetaan sen henkeä ja pintoja. Seinille ei saa kiinnittää omia materiaaleja tai huonekaluja siirtää raahaten. Otathan nastakengät pois jaloistasi jo eteisessä.

Talon esteettömyystiedot on koottu omalle sivulleen.

Talon pihalla ei ole parkkipaikkoja. Kävijälle-sivulle on koottu saapumisohjeita.

Turvallisuus

Kaikista turvallisuuteen vaikuttavista asioista tulee ilmoittaa etukäteen asiakasvastaavalle. Myös kaikista erityisjärjestelyistä tulee ilmoittaa hyvissä ajoin etukäteen.

Jos tilaisuuteen tarvitaan erityisiä turvajärjestelyjä, tilaisuuden järjestäjä vastaa niiden hankkimisesta ja kustannuksista.

Jos tilaisuuden aikana tulee ilmi vaaratilanne, otetaan yhteyttä tarvittaessa hätänumeroon ja aina aulapalveluun. Tieteiden talon valvontajärjestelmään kuuluvat tallentavat valvontakamerat. Hätätilanteiden varalta tiloissa on toimintaohjeet.

Tieteiden talossa on kaksi portaikkoa, joita molempia käytetään hätätilanteessa talosta poistumiseen. Portaikot sijaitsevat talon päädyissä.

Salien henkilömäärä ei saa ylittää salitiedoissa ilmoitettua enimmäishenkilömäärää.

Kulkureittejä ei saa tukkia.

Tieteiden talon aulassa 1. kerroksessa on sydäniskuri eli defibrillaattori-laite. Se löytyy aulapalvelua vastapäätä olevasta aulasyvennyksestä.

Jos sali jää tyhjäksi esimerkiksi lounaan ajaksi, on ovi hyvä sulkea, jotta tavarat säilyvät huoneessa turvassa. Aulapalvelusta voi pyytää avaamaan oven, kun tilaisuus jatkuu.  

Jos sinulla on kysyttävää Tieteiden talon turvallisuudesta, otathan yhteyttä Tieteiden talon asiakasvastaavaan.

Senaatti-kiinteistöjen turvallisuuspalvelukeskus päivystää 24/7.  Puh. 029 483 3010, sähköposti: turvallisuuspalvelukeskus(at)senaatti.fi

Tervetuloa järjestämään tilaisuutesi Tieteiden taloon!